Hausverwaltung

In Frankfurt müssen alle gewerblichen Wohnimmobilienverwalter eine Erlaubnis beim Ordnungsamt in Frankfurt einholen. Das genaue Verfahren ist bei der IHK Frankfurt beschrieben. Neben diversen Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden der Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung sowie der regelmäßige Nachweis über den Besuch von Fortbildungsmaßnahmen gefordert.

Besteht Ihre Eigentümergemeinschaft aus mehr als 9 Wohneinheiten, so können Ihre Miteigentümer den Nachweis der Zertifizierung gemäß § 26a Wohneigentumsgesetz verlangen.

Wenn Sie eine professionelle Hausverwaltung suchen, dann sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese Unterlagen vorhanden sind.

Die Nebenkostenabrechnung (NKA) ist eigentlich eine Teilmenge der Betriebskostenabrechnung (BKA). Zuerst erstellt die Hausverwaltung oder die Buchführung eine BKA und stellt diese allen Eigentümer zur Verfügung. Darin sind umlagefähige und nicht-umlagefähige Kosten enthalten. Alle nicht-umlagefähigen Kosten muss die Eigentümer selbst bezahlen. Dies sind z.B. Instandsetzungskosten oder die Kosten für die Hausverwaltung.

Die umlagefähigen Kosten können dann an die Mieter weitergegeben werden. Dies geschieht in der NKA. Dabei können dort noch weitere Kosten auftauchen, sofern diese im Mietvertrag vereinbart wurden (z.B. Grundsteuer).

Bei der sog. Erstbestellung einer Hausverwaltung (der Vertrag wird zum ersten Mal abgeschlossen) hat der Vertrag nach § 26, Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz eine Laufzeit von maximal drei Jahren. Ist die erste Vertragsperiode abgelaufen, kann eine Hausverwaltung nach § 26, Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz für maximal fünf Jahre bestellt werden. Am Ende der Vertragslaufzeit hat der Verwalter unaufgefordert die Verwalter-Vollmacht und alle Unterlagen an den Nachfolger auszuhändigen.

Achten Sie bitte beim Abschluss des Verwaltervertrages, dass dies eindeutig im Vertrag geregelt ist.

Eine vorzeitige Kündigung geht nach §26, Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz. Danach können Sie jederzeit den Verwaltervertrag - auch ohne wichtigen Grund - kündigen. Dazu muss natürlich ein Mehrheits-Beschluss einer Wohneigentümerversammlung gefasst werden. Anschließend endet der Vertrag nach spätestens nach sechs Monaten.

Dabei ist zu beachten, dass die Kündigung und Abberufung des Verwalters grundsätzlich zwei unterschiedliche Dinge sind.

• Mit der Abberufung ist die Hausverwaltung nicht mehr berechtigt, für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig zu werden.
• Mit der Kündigung wird das Vertragsverhältnis zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter beendet.

Achten Sie bei der Kündigung darauf, dass auch gleichzeitig der Verwalter abberufen wird.

Gemäß § 21 Abs. 1 Wohneigentumsgesetzes ist es möglich die Hausverwaltung Eigenverantwortlich in Form einer Selbstverwaltung durch zu führen. Auch in der Selbstverwaltung wird einer der Eigentümer benötigt, der durch eine entsprechende Vollmacht berechtigt wird, die Wohneigentümergemeischaft zu vertreten und Verträge etc. abschließen zu können. Solange der Verwalter für seine Arbeit keinerlei Entlohnung bekommt, so ist die Situation unproblematisch. Sollte der Verwalter allerdings eine Aufwandsentschädigung oder gar ein Honorar erhalten, so wird es kompliziert.

Laut dem Gewerbeamt Frankfurt liegt immer dann eine nach § 34c Abs. 1 der Gewerbeordnung erlaubnispflichtige Tätigkeit vor, sobald die Wohneigentümergemeinschaft der Hausverwaltung eine mehr als geringfügiger Aufwandsentschädigung zahlt. Den erhaltenen Betrag muss der Hausverwalter bei seiner Steuererklärung angeben. Wenn dass Finanzamt dann die Einnahmen als Hobby anerkennt und keine Gewinnerzielungsabsicht sieht, dann ist die Situation unproblematisch.

Sollte das Ordnungsamt oder das Finanzamt allerdings eine Gewinnerzielungsabsicht erkennen, so muss ein Gewerbe angemeldet werden und eine Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbes beim Ordnungsamt eingeholt werden.

Das wird regelmäßig der Fall sein. Wenn man sich die Definition der Aufwandsentschädigung im § 3 Nr. 12 Einkommenssteuergesetz betrachtet, so fällt die Entlohnung des Hausverwalters eher nicht unter eine der zwei dort beschriebenen Aufwandsentschädigung:

1. Voraussetzung für eine aus nebenberuflicher Tätigkeit erhaltene Aufwandsentschädigung ist, dass die nebenberufliche Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Organisation oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts ausgeübt wird und nicht mehr als ein Drittel des zeitlichen Aufwands eines Vollerwerbstätigen im selben Beruf ausmacht.
2. Voraussetzung für eine ehrenamtlich ausgeführte Tätigkeit erhaltene Aufwandsentschädigung ist, dass das Ehrenamt nebenberuflich in einem gemeinnützigen, mildtätigen, oder kirchlichen Bereich ausgeübt wird.

Sollte Ihre Wohneigentümergemeinschaft diese Klippe umschifft haben, dann stellt sich ein weiteres Problem:

Alle gewerblichen Hausverwaltungen sind verpflichtet eine eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abzuschließen. Diese Versicherung schützt die Wohneigentümergemeinschaft vor möglichen unvorhergesehene finanzielle Schäden. Wenn Sie die Verwaltung selbst in die Hand nehmen, so empfehlen wird dringend für jeden Vertreter Ihrer Wohneigentümergemeinschaft solch eine Versicherung abschließen. Ansonsten setzten sich die Eigentümer, die Ihre Wohneigentümergemeinschaft vertreten unverhältnismäßigen privaten Risiken aus.

Weiterhin bleibt dann noch das Problem der Hausgeld- und des Rücklagen-Kontos. Beide Konten müssen gemäß § 27 Abs. 5 Wohneigentumsgesetz vom Vermögen der Verwalters gesondert gehalten werden. Dafür werden spezielle Verwalterkonten benötigt. Solche speziellen Konten werden nur von wenigen Kreditinstituten angeboten und verlangen immer, dass eine Verwaltervollmacht und der dazugehörige Beschluss der Wohneigentümergemeinschaft vorgelegt werden. Als Privatperson wird es Ihnen schwer fallen, solche Konten zu bekommen. Private Girokonten sind eine schlechte Wahl. Zum Einen gehören diese zum Vermögen des Kontoinhabers und könnten so gepfändet werden, zum Anderen fallen alle darauf liegenden Gelder im Falle des Todes des Kontoinhabers dem Erbe zu.

Abschließend sollten Sie bevor Ihre Wohneigentümergemeinschaft eine Selbstverwaltung etabliert bedenken, dass neben der Verwaltung auch zunehmend Kenntnisse in Vorschriften und Gesetzten wichtig sind.

Die Erhaltungsrücklage (oder besser bekannt als Instandhaltungsrücklage oder noch kürzer nur Rücklage) ist ein ganz wichtiger Bestandteil jeder Hausverwaltung. Im Grunde genommen beschreibt die Erhaltungsrücklage ein extra Konto auf dem Gelder gesammelt werden, um größere Reparaturmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum (z.B. dem Dach des Hauses) bezahlen zu können, ohne dass jeder Eigentümer kurzfristig eine Sonderumlage bezahlen muss. Eine Dachreparatur kann schnell 30.000 € kosten. wenn Ihre Wohneigentümergemeinschaft aus 5 Parteien besteht, so müsste jede kurzfristig 6.000 € aufbringen. Das ist vielen Eigentümern oft zu viel Geld auf einmal. Also werden über die Jahre ein festgelegter Betrag von allen Eigentümern eingezogen und auf ein Sonderkonto überwiesen. Die Höhe der Erhaltungsrücklage beschließt die Wohneigentümergemeinschaft in einer Versammlung und wird in den Wirtschaftsplan eingearbeitet.

Auf eine Besonderheit möchte ich noch hinweisen: Die Gelder der Erhaltungsrücklage sind nicht pfändbar. Das bedeutet, dass wenn ein Eigentümer in Zahlungsschwierigkeiten kommt, so kann der Gerichtsvollzieher die bisher von dem Eigentümer bezahlten Gelder zur Begleichung der Schulden nicht zurück fordern.

Bei einem Wohnungsverkauf oder einem sonstigem Eigentümerwechsel gibt es zwei Möglichkeiten in Bezug auf die Hausverwaltung damit umzugehen. In jedem Fall sollten Sie Ihre Hausverwaltung rechtzeitig über den Wechsel informieren.

1. Wenn Sie mit dem Verkäufer vereinbart haben, dass Sie alle Rechten und Pflichte gegenüber der Hausverwaltung übernehmen, dann läuft die Hausverwaltung ohne Änderung weiter.
2. Andernfalls wird die Hausverwaltung mindestens alle gemeinschaftlichen Zähler (z.B. Hausstrom, Wasser) ablesen und ggf. alle anderen Eigentümer und Mieter bitten, die Zählerstände für z.B. Warmwasserverbrauch abzulesen. Sollte ein Ablesedienst für die Liegenschaft beauftragt worden sein, so wird die Firma sich bei den Bewohner melden. Günstigenfalls erfolgt die Ablesung Kontaktlos und die Bewohner müssen nicht vor Ort sein. Dafür entstehen dann interne Kosten bei der Verwaltung und möglicher Weise externe Kosten für den Ablesedienst. Diese Kosten werden üblicher Weise vom Käufer übernommen.

Sie können vertraglich vereinbaren, dass der Verkäufer Ihnen die Kosten für den Wechsel erstattet.

Bei einer der Begründung einer neuen Wohneigentümergemeinschaft (z.B. bei einem Neubauprojekt) wird oft relativ spät eine Hausverwaltung bestellt. Aus meinen Erfahrungen empfehle ich, diese schon relativ früh einzubinden. Dies bietet den – meist in Sachen Hausverwaltung unerfahrenen – Bauträger die Chance, Fehlinvestitionen zu vermeiden und mögliche Probleme mit den zukünftigen Eigentümern aus dem Weg zu räumen.

So kann der Hausverwalter schon beim Erstellen der Teilungserklärung seine Expertise einbringen und bei der Festlegung der Haus- und Gemeinschaftsordnung oder den Abrechnungsschlüsseln behilflich sein. Zudem sind viele Teilungserklärung sehr unklar bezüglich der Abgrenzung des Gemeinschafts- und des Sondereigentums. Das wirkt sich dann letztlich auf die Haftung des Bauträgers aus. Leider verfügen nicht alle Notare über die notwendigen Kenntnisse. Weiterhin ist die Vorgehensweise bei der Abnahme des Gemeinschafts- und Sondereigentums sowie am Ende der Gewährleistungsfrist ein wichtiges Thema, dass besser im Vorfeld der Vertragsunterzeichnung gut geregelt sein sollte, da es ansonsten schnell zu Auseinandersetzungen zwischen den Vertragsparteien kommen kann.

In jedem Fall muss der Bauträger darauf achten, dass alle in folgender Check-Liste benannten Unterlagen der Hausverwaltung rechtzeitig vor Aufnahme der Verwaltung zur Verfügung gestellt werden. Nicht alle Punkte treffen auf jedes Haus zu und manche Punkte müssen in der Liste nach der Sichtung der eingegangenen Unterlagen ergänzt werden. Sie erhebt damit nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll der Orientierung dienen.

• Teilungserklärung mit allen Änderungen und Ergänzungen, Gemeinschaftsordnung mit allen Änderungen und Ergänzungen.
• Grundbuchauszug sowie Verzeichnis aller eventuell nicht aus den Grundbucheintragungen zu ersehenden Rechte und Pflichten (z. B. Wegerechte, Gestattungen, Nachbarvereinbarungen).
• Auszug aus dem Baulastenverzeichnis.
• Alle Katasterunterlagen (z. B. Fortführungsnachweise, Auszüge aus dem Liegenschaftsbuch, Flurkarten, amtliche Lagepläne).
• Kompletter Bauschein einschließlich aller Anlagen, Pläne, Statik, Entwässerungszeichnungen etc.
• Geprüfte Statik, soweit sie nicht dem Bauschein beigefügt ist.
• Bauleitererklärung nach§ 51 HBO, in der entsprechend den Auflagen zu den Baugenehmigungen bestätigt wird, dass die Baumaßnahme nach den geprüften Bauunterlagen und den in den Baugenehmigungen genannten Auflagen und Bedingungen ausgeführt ist.
• Baubeschreibung sowie Beschreibung der tatsächlichen Ausführung von Bauten, soweit letztere vorhanden.
• Wohnflächenberechnung und Berechnung des umbauten Raums; Heizflächenberechnung.
• Rohbau-, Gebrauchs- und Schlussabnahmescheine des Gemeinschaftseigentums.
• Hinweise und Daten zu der Abnahme des Sondereigentums.
• Komplette Bestandspläne des Hauses sowie aller Installationen, technischer und sonstiger Anlagen sowie der dazugehörigen Handbücher, Bedienungsanleitungen, Revisionsunterlagen, Prüfberichte etc. wie z. B. zu den Themen.

1. 1. Elektroanlage
   2. Sanitäranlage
   3. Heizungsanlage
   4. Feuerlöschanlage
   5. Aufzugsanlage
   6. Druckerhöhungsanlage
   7. Wasseraufbereitungsanlage
   8. Notstromanlage
   9. Hebeanlage
   10. Gemeinschaftsantennenanlage
   11. Müllanlage und Müllaufzug
   12. Blitzschutzanlage
   13. Öltankanlage
   14. Schließplan und Sicherungsschein der Schlüsselanlage; alle Schlüssel zum Gemeinschaftseigentum
   15. Alle Bedienungsanweisungen und Angaben von Namen, Datum und Anschrift des Einweisers
   16. Weitere in der Baubeschreibung genannten Unterlagen wie z.B. Pflegeanleitungen zu Parkettfußböden

• Alle öffentlichen Bescheide. Wie z.B.

1. 1. über Anleger- und Erschließungskosten und -leistungen
   2. Grundsteuer bzw. Grundsteuerfreiheit
   3. Einheitswert / -werte
   4. Steuern einschließlich Steuernummer bei Stadt und Finanzamt
   5. Niederschlagsgebührenbescheid inklusive der Berechnungsgrundlage
   6. sonstige Gebührenbescheide
   7. Endabnahmebescheinigung des Bezirksschornsteinfegermeisters

• Adressen aller beteiligten Handwerker und Unternehmen einschließlich einer Liste der Gewährleistungsfristen, etwa vorhandene Bürgschaften bzw. eine Auflistung etwa vorhandener Einbehalte.
• Fachbetriebserklärung aller beteiligten Handwerker am Bauvorhaben.
• Auflistung aller laufenden und noch nicht abgerechneten Vorgänge (z. B. Versicherungsschäden, Versicherungsleistungen). Übergabe der betreffenden Unterlagen.
• Alle Versicherungsunterlagen, insbesondere

1. 1. Gebäudeversicherung / Brandversicherung
   2. Haus- und Grund Haftpflichtversicherung

• Alle vorhandenen Verträge, insbesondere

1. 1. Heizmittel (meist Gasvertrag)
   2. Hausmeister
   3. Winterdienst
   4. Garten
   5. Strom
   6. Wasser
   7. Verbrauchsmessung (Wasser, Heizung, Wärme)

• Alle vorhandenen Wartungsverträge, insbesondere

1. 1. Heizung
   2. Lüftung
   3. Sanitär
   4. Aufzug + TÜV
   5. Hebeanlage
   6. CO₂-Warnanlage
   7. Rauch-Warn-Anlage (RWA)
   8. Rauchmelder
   9. Wasseraufbereitung (z.B. Enthärtungsanlage)
   10. Haus- / Kellertüren
   11. Rolltor(e) der Tiefgarage
   12. Kinderspielplatz // vorhandene Spielgeräte

• Liste aller Eigentümer nach Wohnungsnummern oder Wohnungsanlage mit Angabe Anschrift, Telefon, soweit bekannt die Anzahl der im Haushalt lebenden Personen.